- Przepisy nie wyznaczają stałego terminu ponownej oceny: o aktualizacji decydują zmiany w firmie.
- Ocenę przeprowadza się m.in. przy doborze wyposażenia stanowisk, stosowanych substancji i mieszanin chemicznych oraz przy zmianie organizacji pracy (§ 39a ust. 1 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP).
- Wypadek przy pracy, rozpoznana choroba zawodowa, nowe wyniki pomiarów i zmiana przepisów to sygnały do przeglądu oceny.
- Po aktualizacji pracowników ponownie się informuje, a zmiany konsultuje z nimi lub z ich przedstawicielami.
- Każdą zmianę warto zapisać w karcie aktualizacji: data, przyczyna, zakres i osoby, które jej dokonały.
Czy ocena ryzyka ma termin ważności?
Ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów BHP nie określają, jak często ocenę ryzyka trzeba powtarzać. Popularne przekonania, że ocena „traci ważność” po roku albo po kilku latach, nie mają oparcia w przepisach.
Nie znaczy to, że raz przygotowany dokument wystarczy na zawsze. Art. 226 KP dotyczy ryzyka związanego z pracą, którą pracownicy wykonują teraz, a art. 207 § 2 KP zobowiązuje pracodawcę do dostosowywania środków ochrony do zmieniających się warunków wykonywania pracy. Ocena, która opisuje stanowiska, maszyny i substancje sprzed kilku lat, przestaje więc pełnić swoją funkcję.
Dobrą praktyką jest regularny przegląd, na przykład raz w roku, przy okazji sprawdzania planu działań. Taki przegląd często kończy się stwierdzeniem, że nic się nie zmieniło; warto to zapisać z datą.
Kiedy aktualizacja jest potrzebna
Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów BHP (§ 39a ust. 1) wiąże ocenę ryzyka w szczególności z doborem wyposażenia stanowisk i miejsc pracy, stosowanych substancji i mieszanin chemicznych oraz materiałów zawierających czynniki biologiczne, rakotwórcze lub mutagenne, a także ze zmianą organizacji pracy. W praktyce sygnałem do aktualizacji jest każda zmiana, która może wpłynąć na zagrożenia:
- Zmiana
Nowe stanowisko pracy
Przykład: Piekarnia zatrudnia kierowcę do rozwożenia pieczywa
- Zmiana
Nowe maszyny, urządzenia lub narzędzia
Przykład: Warsztat kupuje nowy podnośnik, sklep mięsny nową piłę do kości
- Zmiana
Nowe substancje lub mieszaniny chemiczne
Przykład: Firma sprzątająca zmienia środek do dezynfekcji
- Zmiana
Zmiana organizacji pracy
Przykład: Dłuższe godziny otwarcia, zamykanie lokalu przez jedną osobę, nowy system zmian
- Zmiana
Zmiana pomieszczeń
Przykład: Przeprowadzka, przebudowa zaplecza, nowy magazyn na antresoli
- Zmiana
Wypadek przy pracy lub zdarzenie potencjalnie wypadkowe
Przykład: Upadek na schodach do piwnicy
- Zmiana
Rozpoznana choroba zawodowa lub podejrzenie takiej choroby
Przykład: Uczulenie skóry u fryzjerki
- Zmiana
Nowe wyniki pomiarów
Przykład: Pomiar hałasu w warsztacie blacharskim
- Zmiana
Zmiana przepisów lub wartości NDS i NDN
Przykład: Nowy wykaz najwyższych dopuszczalnych stężeń dla substancji stosowanej w firmie
- Zmiana
Osoby szczególnie chronione
Przykład: Pracownica informuje o ciąży, firma przyjmuje młodocianego na praktykę
W ostatnim przypadku trzeba sprawdzić, czy praca nie znajduje się w wykazie prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią albo w wykazie prac wzbronionych młodocianym (art. 176 i 204 KP oraz rozporządzenia wydane na ich podstawie).
Po wypadku przy pracy i po chorobie zawodowej
Po wypadku przy pracy pracodawca podejmuje działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnia udzielenie pierwszej pomocy poszkodowanym, ustala w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyny wypadku oraz stosuje środki zapobiegające podobnym wypadkom (art. 234 § 1 KP). Okoliczności i przyczyny ustala zespół powypadkowy według rozporządzenia w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.
Wnioski zespołu warto zestawić z oceną ryzyka i odpowiedzieć na trzy pytania:
- 01
Czy zagrożenie, które doprowadziło do wypadku, było w ocenie?
- 02
Czy jego poziom nie był zaniżony?
- 03
Czy środki zapisane jako stosowane rzeczywiście działały?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek pytanie jest niepokojąca, ocenę tego stanowiska trzeba poprawić, a nowe działania dopisać do planu.
Po rozpoznaniu choroby zawodowej pracodawca ustala jej przyczyny oraz charakter i rozmiar zagrożenia, w porozumieniu z państwowym inspektorem sanitarnym, i niezwłocznie przystępuje do usuwania czynników, które ją spowodowały (art. 235 § 3 KP). Oznacza to również ponowną ocenę ryzyka na danym stanowisku. Kodeks pracy wymaga ponadto systematycznej analizy przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz stosowania na tej podstawie środków zapobiegawczych (art. 236 KP). Więcej w poradnikach Wypadek przy pracy i Choroby zawodowe.
Jak przeprowadzić aktualizację
Aktualizacja nie musi oznaczać pisania wszystkiego od nowa. Zwykle wystarczy przejrzeć stanowiska, których dotyczy zmiana:
- 01
Ustalenie zakresu
Których stanowisk i zagrożeń dotyczy zmiana? Przeprowadzka dotyczy wszystkich, nowa maszyna często tylko jednego.
- 02
Zebranie informacji
Instrukcja nowej maszyny, karta charakterystyki nowego środka, protokół powypadkowy, wyniki pomiarów, uwagi pracowników.
- 03
Ponowna ocena
Dla zmienionych stanowisk sporządza się na nowo opis i kartę oceny, z uwzględnieniem nowych zagrożeń i nowym oszacowaniem ryzyka.
- 04
Aktualizacja planu działań
Nowe działania z osobą odpowiedzialną i terminem; przy działaniach wykonanych wpisuje się datę realizacji.
- 05
Konsultacje
Zmiany w organizacji pracy, nowe substancje i sama ocena ryzyka podlegają konsultacjom z pracownikami lub ich przedstawicielami (art. 237¹¹ᵃ § 1 KP).
- 06
Informacja dla pracowników
Osoby pracujące na zmienionych stanowiskach dowiadują się o nowym ryzyku i nowych zasadach, a zapoznanie się potwierdzają podpisem.
Jeśli zmiana oznacza przeniesienie pracownika na stanowisko, na którym występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, pracownik podlega wstępnym badaniom lekarskim (art. 229 § 1 KP), a skierowanie powinno opisywać nowe warunki pracy.
Jak udokumentować aktualizację
Dokumentacja oceny ryzyka zawiera datę oceny i osoby, które jej dokonały (§ 39a ust. 3). Po aktualizacji zmienione karty otrzymują więc nową datę i nazwiska osób oceniających.
Przejrzyste rozwiązanie to karta aktualizacji, czyli tabela na końcu dokumentacji, w której zapisuje się:
- Kolumna
Data
Przykład: 15 marca
- Kolumna
Przyczyna
Przykład: Zakup nowej krajalnicy do wędlin
- Kolumna
Zakres
Przykład: Stanowisko sprzedawcy w sklepie mięsnym, zagrożenie skaleczeniem
- Kolumna
Osoby
Przykład: Właściciel, kierownik sklepu
Wcześniejsze wersje warto zachować: pokazują, jak firma reagowała na zmiany. Dokumentacja przygotowana w tym serwisie zawiera kartę aktualizacji, a wersje DOCX i XLSX można edytować, by nanieść zmiany samodzielnie.
Przegląd okresowy: lista pytań
Przegląd okresowy zajmuje niewiele czasu, jeśli opiera się na stałej liście pytań. Dla każdego stanowiska warto sprawdzić:
- czy zadania, maszyny, narzędzia i substancje są nadal takie, jak w opisie stanowiska;
- czy od ostatniej oceny doszło do wypadku, zdarzenia potencjalnie wypadkowego albo zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej;
- czy działania z planu wykonano w terminie i czy przyniosły efekt;
- czy są nowe wyniki pomiarów albo czy zbliża się termin kolejnych;
- czy pracownicy zgłaszali nowe zagrożenia lub uwagi do stosowanych środków;
- czy na stanowisku pracują osoby, które wymagają szczególnej ochrony.
Jeśli wszystkie odpowiedzi brzmią „bez zmian”, wystarczy zapisać datę przeglądu w karcie aktualizacji. Jeśli choć jedna wskazuje zmianę, stanowisko ocenia się ponownie według kroków opisanych wyżej. Typowe zagrożenia dla poszczególnych branż, pomocne przy takim przeglądzie, opisują strony branżowe, np. Ocena ryzyka zawodowego: warsztat samochodowy.
Warto przeczytać
- PoradnikJak przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego: kto, kiedy i w jakich krokach
- PoradnikPlan działań korygujących i zapobiegawczych: co, kto i do kiedy
- PoradnikInformowanie pracowników o ryzyku zawodowym: co, kiedy i jak
- PoradnikWypadek przy pracy: co zrobić krok po kroku
- PoradnikChoroby zawodowe: czym są, kto je zgłasza i jak im zapobiegać
- BranżaWarsztat samochodowy
- BranżaSklep mięsny i rybny
- BranżaFirma sprzątająca
- BranżaPiekarnia i cukiernia
- BranżaSalon fryzjerski i kosmetyczny
Zobacz też: Wszystkie poradniki
Pytania i odpowiedzi
Czy ocenę ryzyka trzeba aktualizować co roku?
Przepisy nie wyznaczają takiego terminu. Ocenę aktualizuje się wtedy, gdy zmieniają się warunki pracy. Regularny przegląd, na przykład raz w roku, pozwala jednak wychwycić zmiany, które umknęły w codziennej pracy.
Czy zatrudnienie nowego pracownika wymaga aktualizacji oceny?
Nie, jeśli nowa osoba pracuje na stanowisku, które już oceniono, i nic się nie zmienia. Trzeba ją wtedy poinformować o ryzyku i uzyskać potwierdzenie zapoznania się z informacją. Aktualizacja jest potrzebna, gdy powstaje nowe stanowisko albo gdy nowa osoba wymaga szczególnej ochrony, np. jest młodociana.
Czy po przeprowadzce firmy trzeba zrobić nową ocenę?
Zmiana pomieszczeń wpływa na wiele czynników jednocześnie: oświetlenie, drogi komunikacyjne i ewakuacyjne, schody, mikroklimat, rozmieszczenie maszyn. W praktyce oznacza to przegląd wszystkich stanowisk w nowym miejscu.
Czy aktualizację trzeba konsultować z pracownikami?
Tak. Art. 237¹¹ᵃ KP obejmuje konsultacjami ocenę ryzyka zawodowego oraz zmiany w organizacji pracy i wyposażeniu stanowisk. Wystarczy omówić zmienione części dokumentacji i zapisać uwagi w protokole.
Przepisy i źródła
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (dostęp: 4 listopada 2026)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 czerwca 2023 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (dostęp: 4 listopada 2026)
Przy każdym źródle podano datę odczytu. Przepisy się zmieniają: zawsze warto sprawdzić tekst aktualnie obowiązujący.
Ta strona ma charakter informacyjny: nie jest oceną ryzyka przeprowadzoną w konkretnej firmie ani indywidualną poradą specjalisty ds. BHP lub lekarza medycyny pracy.