Lista kontrolna dokumentów BHP

• Kto kontroluje

  Przestrzeganie prawa pracy, w tym przepisów BHP, kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy. Warunki higieny pracy nadzoruje Państwowa Inspekcja Sanitarna, przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych – Państwowa Straż Pożarna, a urządzenia objęte dozorem technicznym – Urząd Dozoru Technicznego.

• Kiedy i co sprawdza inspektor

  Kontrola może być planowa albo wynikać ze skargi pracownika lub z wypadku przy pracy. Inspektor sprawdza, czy dokumenty istnieją i opisują rzeczywiste stanowiska, czy szkolenia i badania są aktualne, a przede wszystkim czy zapisane środki są stosowane; może też rozmawiać z pracownikami.

1. 01

   Czy ocena ryzyka jest udokumentowana dla każdego stanowiska, także przy pracy zdalnej?

   Dokumentacja obejmuje każde stanowisko i zawiera opis stanowiska, wyniki oceny dla każdego czynnika środowiska pracy, niezbędne środki profilaktyczne, datę oceny i osoby, które jej dokonały (art. 226 KP, § 39a rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP). Opisuje stanowiska takie, jakie są dziś, z rzeczywistymi zadaniami, maszynami i substancjami. Przy pracy zdalnej potrzebna jest osobna ocena ryzyka, informacja o zasadach organizacji stanowiska i oświadczenie pracownika, papierowe lub elektroniczne (art. 67³¹ KP). Więcej: Jak przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego: kto, kiedy i w jakich krokach.

2. 02

   Czy ocena jest aktualizowana, a plan działań realizowany?

   Przepisy nie wyznaczają stałego terminu, ale ocenę aktualizuje się po każdej istotnej zmianie: nowym stanowisku, maszynie, substancji, zmianie organizacji pracy, a także po stwierdzeniu choroby zawodowej, której przyczyny trzeba przeanalizować. Każdą zmianę odnotowuje się w karcie aktualizacji. Działania korygujące i zapobiegawcze mają osobę odpowiedzialną i termin; wykonane odnotowuje się z datą, a przy ryzyku wysokim środki wprowadza się przed kontynuowaniem pracy. Więcej: Aktualizacja oceny ryzyka zawodowego: kiedy i jak ją przeprowadzić.

3. 03

   Czy pracownicy zostali poinformowani o ryzyku i czy ocenę z nimi skonsultowano?

   Pracodawca konsultuje ocenę ryzyka z pracownikami lub ich przedstawicielami, niezależnie od wielkości firmy (art. 237¹¹ᵃ KP); wystarczy protokół z datą i uwagami. Każdy pracownik dostaje informację o ryzyku na swoim stanowisku i o zasadach ochrony (art. 226 KP), a podpisane potwierdzenie pozwala wykazać, że ją otrzymał. Informacja powinna być zrozumiała dla wszystkich, także dla cudzoziemców: w razie potrzeby przetłumaczona albo omówiona ustnie. Więcej: Informowanie pracowników o ryzyku zawodowym: co, kiedy i jak.

4. 04

   Czy wiadomo, kto wykonuje zadania służby BHP, i czy jest to zapisane?

   Zadania służby BHP wykonuje pracownik, któremu je powierzono, specjalista spoza zakładu pracy albo sam pracodawca po szkoleniu, jeśli zatrudnia do 10 pracowników lub do 50 przy kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia (art. 237¹¹ KP). Dowodem jest pisemne powierzenie, umowa ze specjalistą albo zaświadczenie o szkoleniu pracodawcy. Gdy w tym samym miejscu pracują jednocześnie pracownicy kilku pracodawców, pracodawcy współpracują, wyznaczają koordynatora i ustalają zasady współdziałania (art. 208 KP). Więcej: Służba BHP w małej firmie: kto może wykonywać jej zadania.

5. 05

   Czy pracownicy, osoby kierujące i sam pracodawca mają aktualne szkolenia BHP?

   Przed dopuszczeniem do pracy każdy pracownik przechodzi szkolenie wstępne, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy, i potwierdza to na piśmie (art. 237³ KP). Szkolenia okresowe powtarza się z częstotliwością zależną od stanowiska, określoną w rozporządzeniu w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP; zestawienie terminów ułatwia pilnowanie dat. Szkolenie BHP odbywają też osoby kierujące pracownikami i sam pracodawca. Więcej: Szkolenia BHP: instruktaż ogólny, stanowiskowy i szkolenia okresowe.

6. 06

   Czy każdy pracownik ma aktualne orzeczenie lekarskie?

   Pracodawca nie dopuszcza do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego; badania są wstępne, okresowe i kontrolne, te ostatnie po chorobie trwającej dłużej niż 30 dni (art. 229 KP). Skierowanie opisuje stanowisko i czynniki wynikające z oceny ryzyka, a badania przeprowadza się na podstawie pisemnej umowy z jednostką służby medycyny pracy. Jeśli w firmie pracują młodociani albo kobiety w ciąży lub karmiące piersią, sprawdza się wykazy prac wzbronionych i dostosowuje warunki pracy. Więcej: Badania lekarskie pracowników: wstępne, okresowe i kontrolne.

7. 07

   Czy czynniki szkodliwe są zmierzone, a substancje opisane w kartach charakterystyki?

   Gdy na stanowisku występuje czynnik szkodliwy, na przykład hałas, pył lub substancja chemiczna, pracodawca zapewnia badania i pomiary, a wyniki rejestruje, przechowuje i udostępnia pracownikom; wartości NDS i NDN podaje odrębne rozporządzenie. Firma ma aktualny spis stosowanych substancji i mieszanin niebezpiecznych oraz ich karty charakterystyki. Przy czynnikach rakotwórczych, mutagennych i biologicznych dochodzą dodatkowe obowiązki, między innymi rejestry, a ocena wymaga udziału specjalisty. Więcej: Substancje chemiczne w firmie: obowiązki pracodawcy.

8. 08

   Czy środki ochrony, instrukcje i oznakowanie są na swoim miejscu?

   Pracownicy otrzymują nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze dobrane do zagrożeń, z informacją, jak ich używać; ewidencja wydania pokazuje, kto co otrzymał. Na stanowiskach są dostępne instrukcje BHP dotyczące obsługi maszyn i urządzeń, pracy z substancjami niebezpiecznymi i pierwszej pomocy. Znaki bezpieczeństwa są czytelne i odpowiadają zagrożeniom, szczególnie przy wyjściach ewakuacyjnych, gaśnicach i apteczce. Więcej: Oznakowanie BHP i instrukcje na stanowiskach pracy.

9. 09

   Czy maszyny, urządzenia objęte dozorem i instalacja elektryczna są sprawdzane?

   Maszyny i narzędzia mają sprawne osłony, instrukcje obsługi i zapisy konserwacji (rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dotyczących BHP w zakresie użytkowania maszyn). Urządzenia objęte dozorem technicznym, takie jak wózki widłowe czy podesty ruchome, mają aktualne badania Urzędu Dozoru Technicznego, a operatorzy wymagane uprawnienia. Instalację elektryczną i ochronę przeciwporażeniową sprawdza się okresowo i przechowuje protokoły z pomiarów. Więcej: Maszyny i narzędzia: osłony, instrukcje i bezpieczna obsługa.

10. 10

    Czy pomieszczenia i stanowiska są urządzone bezpiecznie?

    Pomieszczenia mają odpowiednie oświetlenie, wentylację i temperaturę, wolne przejścia i zaplecze higieniczno-sanitarne (rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów BHP). Przy pracy na wysokości, czyli co najmniej 1 m nad poziomem podłogi lub ziemi (z wyjątkami przewidzianymi w tym rozporządzeniu), potrzebne są sprawny sprzęt i przeszkoleni pracownicy. Stanowiska z monitorem ekranowym są urządzone ergonomicznie, a przy ręcznym przenoszeniu ładunków przestrzega się dopuszczalnych mas i zapewnia sprzęt pomocniczy. Więcej: Poślizgnięcia, potknięcia i upadki na tym samym poziomie.

11. 11

    Czy pierwsza pomoc, ochrona przeciwpożarowa i ewakuacja są zorganizowane?

    Pracodawca wyznacza pracowników do udzielania pierwszej pomocy oraz do zwalczania pożarów i ewakuacji, a ich liczbę, przeszkolenie i wyposażenie dobiera do działalności i zagrożeń (art. 209¹ KP). Apteczka jest oznakowana, dostępna i uzupełniana, z instrukcją pierwszej pomocy i nazwiskami wyznaczonych osób. Gaśnice są dostępne, oznakowane i poddawane przeglądom, drogi ewakuacyjne niezastawione, a firma wie, czy jej budynek wymaga instrukcji bezpieczeństwa pożarowego (rozporządzenie w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków). Więcej: Pierwsza pomoc i ochrona przeciwpożarowa w firmie: wyznaczenie osób i obowiązki.

12. 12

    Czy wypadki są rejestrowane, a dokumenty pracowników przechowywane we właściwy sposób?

    Firma prowadzi rejestr wypadków przy pracy i przechowuje protokoły powypadkowe; okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy (rozporządzenie w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy). O wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym pracodawca niezwłocznie zawiadamia okręgowego inspektora pracy i prokuratora. Potwierdzenia szkoleń, orzeczenia lekarskie i oświadczenia pracowników trafiają do dokumentacji pracowniczej. Więcej: Wypadek przy pracy: co zrobić krok po kroku.

• Dokument 01

  Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego

  Karty oceny ryzyka dla każdego stanowiska, plan działań z osobami odpowiedzialnymi i terminami, karta aktualizacji, protokół konsultacji, informacja o ryzyku z potwierdzeniami pracowników oraz, przy pracy zdalnej, osobna ocena i oświadczenia.

• Dokument 02

  Służba BHP i wyznaczenia

  Pisemne powierzenie zadań służby BHP, umowa ze specjalistą spoza zakładu albo zaświadczenie o szkoleniu pracodawcy; wyznaczenie osób do pierwszej pomocy, zwalczania pożarów i ewakuacji; ustalenia z innymi pracodawcami, których pracownicy pracują w tym samym miejscu.

• Dokument 03

  Szkolenia

  Potwierdzenia szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny i stanowiskowy), zaświadczenia o szkoleniach okresowych pracowników, osób kierujących i pracodawcy, zestawienie terminów kolejnych szkoleń.

• Dokument 04

  Badania lekarskie

  Skierowania i orzeczenia lekarskie każdego pracownika, umowa z jednostką służby medycyny pracy, zestawienie terminów badań okresowych.

• Dokument 05

  Pomiary, substancje i sprzęt

  Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych, karty charakterystyki i spis substancji niebezpiecznych, ewidencja wydania środków ochrony, instrukcje obsługi maszyn, protokoły przeglądów instalacji elektrycznej i gaśnic, dokumenty badań urządzeń objętych dozorem technicznym.

• Dokument 06

  Wypadki i choroby zawodowe

  Rejestr wypadków przy pracy, protokoły powypadkowe, dokumenty dotyczące podejrzeń chorób zawodowych i chorób stwierdzonych wraz z zapisem wprowadzonych potem środków.

• Sytuacja 01

  Brakuje środka ochrony wymaganego przepisami

  Takiej sprawy nie odkłada się na później: brakującą osłonę maszyny montuje się, a gaśnicę oddaje do przeglądu od razu. Dopiero gdy środek działa, wpisuje się go do dokumentacji jako stosowany. Przy ryzyku wysokim środki wprowadza się przed kontynuowaniem pracy.

• Sytuacja 02

  Dokumentacja nie opisuje już firmy

  Ocenę aktualizuje się dla zmienionych stanowisk, zmianę odnotowuje w karcie aktualizacji, konsultuje z pracownikami i przekazuje im nową informację o ryzyku. Poprzednie wersje warto zachować.

• Sytuacja 03

  Brakuje dokumentu, wyznaczenia lub zaświadczenia

  Warto od razu zapisać, kto się tym zajmie i do kiedy: to pierwszy krok planu działań. Szkolenia, badania, przeglądy i pomiary warto mieć w jednym kalendarzu, z osobą odpowiedzialną za każdy termin.

• Jak przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego
• Aktualizacja oceny ryzyka
• Dokumenty BHP w firmie
• Słownik BHP

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 czerwca 2018 r. w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Ustawa z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 lipca 2024 r. w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym w środowisku pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2000 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy ręcznych pracach transportowych oraz innych pracach związanych z wysiłkiem fizycznym (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 czerwca 2023 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych (dostęp: 4 listopada 2026)
• Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (dostęp: 4 listopada 2026)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (dostęp: 4 listopada 2026)
• Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dostęp: 4 listopada 2026)

Przy każdym źródle podano datę odczytu. Przepisy się zmieniają: zawsze warto sprawdzić tekst aktualnie obowiązujący.

Ta strona ma charakter informacyjny: nie jest oceną ryzyka przeprowadzoną w konkretnej firmie ani indywidualną poradą specjalisty ds. BHP lub lekarza medycyny pracy.