Poradnik · Dokumenty BHP

Dokumenty BHP w firmie: co trzeba mieć i gdzie to trzymać

Inspektor pracy może w czasie kontroli zażądać dokumentów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Ten poradnik omawia dokumenty, które powinien mieć każdy pracodawca, i te, które zależą od rodzaju wykonywanej pracy.

Zaktualizowano 4 listopada 2026

W skrócie

Każdy pracodawca sporządza dokumentację oceny ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska pracy (art. 226 KP i § 39a rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP).
Dokumentacji oceny ryzyka nie wysyła się do żadnego urzędu: przechowuje się ją w firmie, aktualizuje i pokazuje inspektorowi pracy w czasie kontroli.
Karty szkolenia wstępnego, zaświadczenia o szkoleniach okresowych i orzeczenia lekarskie trafiają do akt osobowych pracowników.
Część dokumentów zależy od rodzaju pracy: spis substancji niebezpiecznych z kartami charakterystyki, wyniki pomiarów czynników szkodliwych, instrukcje obsługi maszyn.
Po wypadku przy pracy sporządza się protokół powypadkowy, a każdy wypadek wpisuje się do rejestru wypadków przy pracy.

Art. 226 KP i § 39a · Ocena ryzyka

Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego

Podstawą jest art. 226 KP: pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą, stosuje niezbędne środki profilaktyczne i informuje pracowników o ryzyku. Zawartość dokumentacji określa § 39a rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP. Sporządza się ją dla każdego stanowiska pracy; zawiera w szczególności:

opis stanowiska: wykonywane zadania, maszyny i narzędzia, stosowane materiały i substancje, środki ochrony;
wyniki oceny ryzyka dla każdego czynnika środowiska pracy;
niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko;
datę oceny i osoby, które jej dokonały.

W praktyce do dokumentacji dołącza się też plan działań z terminami i osobami odpowiedzialnymi, informację o ryzyku dla pracowników z ich potwierdzeniami oraz kartę aktualizacji, w której zapisuje się kolejne zmiany. Przepisy nie wymagają podpisu specjalisty ani zatwierdzenia dokumentu przez urząd. Dokumentację aktualizuje się po zmianach w firmie i po wypadkach. Jak ją przygotować krok po kroku, opisuje poradnik jak przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego.

Art. 237⁴ KP · Szkolenia i instrukcje

Informacja, szkolenia i instrukcje

Druga grupa dokumentów pokazuje, że pracownicy wiedzą, jak bezpiecznie pracować:

01

Potwierdzenia zapoznania się z ryzykiem zawodowym na stanowisku. Kodeks pracy wymaga poinformowania pracowników o ryzyku; podpisane potwierdzenie jest najprostszym dowodem, a przy pracy zdalnej oświadczenie pracownika jest wprost wymagane (art. 67³¹ § 6 KP).
02

Karty szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny i stanowiskowy) i zaświadczenia o szkoleniach okresowych, przechowywane w aktach osobowych.
03

Potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 237⁴ KP).
04

Instrukcje BHP na stanowiskach pracy: dotyczące wykonywanych prac, obsługi maszyn i urządzeń, postępowania z substancjami niebezpiecznymi i udzielania pierwszej pomocy. Więcej w poradniku oznakowanie i instrukcje BHP.

Terminy szkoleń okresowych opisuje poradnik szkolenia BHP.

Art. 237¹¹ KP · Organizacja BHP

Organizacja BHP: kto za co odpowiada

Trzecia grupa dokumentów opisuje, kto w firmie wykonuje poszczególne zadania:

01

Powierzenie zadań służby BHP pracownikowi lub specjaliście spoza firmy albo zaświadczenie o szkoleniu pracodawcy, który wykonuje te zadania sam (art. 237¹¹ KP).
02

Wyznaczenie pracowników do udzielania pierwszej pomocy oraz do działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji (art. 209¹ KP), razem z informacją dla pozostałych pracowników, kto został wyznaczony.
03

Zapis konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami w sprawach BHP, w tym w sprawie oceny ryzyka, na przykład protokół ze spotkania. Konsultacje dotyczą każdej firmy, niezależnie od liczby pracowników.
04

Ustalenia z innymi pracodawcami, jeśli ich pracownicy pracują jednocześnie w tym samym miejscu (art. 208 KP).

Kto może wykonywać zadania służby BHP w małej firmie, wyjaśnia poradnik służba BHP w małej firmie.

Art. 227 i 229 KP · Badania i pomiary

Badania lekarskie, substancje i pomiary

Czwarta grupa dotyczy zdrowia pracowników i czynników szkodliwych:

01

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne), które pracodawca przechowuje (art. 229 KP). Orzeczenie trafia do akt osobowych; dokumentację medyczną z wynikami badań przechowuje lekarz, a pracodawca jej nie otrzymuje.
02

Umowa z jednostką służby medycyny pracy, która wykonuje badania.
03

Spis niebezpiecznych substancji i mieszanin oraz ich karty charakterystyki (art. 221 KP), jeśli w firmie się ich używa, na przykład profesjonalnych środków czystości, farb czy rozpuszczalników.
04

Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych, takich jak hałas, pyły czy substancje chemiczne, które pracodawca rejestruje, przechowuje i udostępnia pracownikom (art. 227 KP).
05

Rejestry prac i pracowników narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne lub reprotoksyczne, jeśli takie czynniki występują.

Jeśli rozpoznanie czynników w środowisku pracy pokazało, że pomiary nie są potrzebne, warto zapisać to w dokumentacji oceny ryzyka razem z krótkim uzasadnieniem. Gdy pomiary są potrzebne, a wyników jeszcze nie ma, czynnik oznacza się jako „do pomiaru”.

Szczegóły w poradnikach badania lekarskie pracowników i substancje chemiczne: obowiązki.

Art. 234–235 KP · Wypadki i choroby

Wypadki przy pracy i choroby zawodowe

Te dokumenty powstają, gdy dojdzie do wypadku albo zachorowania:

01

Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy z dokumentacją powypadkową, sporządzany przez zespół powypadkowy.
02

Rejestr wypadków przy pracy, który prowadzi pracodawca (art. 234 KP).
03

Statystyczna karta wypadku przy pracy, przekazywana do urzędu statystycznego.
04

Rejestr stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 KP).

Protokół z dokumentacją powypadkową przechowuje się przez 10 lat (art. 234 § 3¹ KP). Warto też zapisywać zdarzenia potencjalnie wypadkowe, czyli takie, w których do wypadku niewiele brakowało, na przykład upadek ciężkiego kartonu z regału obok pracownika. Takie zapiski kosztują niewiele, a pokazują, gdzie trzeba poprawić organizację pracy, zanim ktoś odniesie uraz. Co zrobić krok po kroku po wypadku, opisuje poradnik wypadek przy pracy.

Kontrola PIP · Przechowywanie

Gdzie trzymać dokumenty i komu je pokazać

Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego zostaje w firmie: nie wysyła się jej do Państwowej Inspekcji Pracy, sanepidu ani innego urzędu. Pracownicy powinni mieć dostęp do części dotyczącej ich stanowiska. Inspektor pracy może w czasie kontroli zażądać przedstawienia dokumentów dotyczących BHP.

Praktyczne zasady:

dokumenty dotyczące konkretnego pracownika (szkolenia, orzeczenia, potwierdzenia) przechowuje się w aktach osobowych, papierowych lub elektronicznych;
dokumenty firmowe (ocena ryzyka, wyznaczenia, instrukcje, spis substancji, wyniki pomiarów) najlepiej trzymać w jednym segregatorze lub katalogu, z datą ostatniej aktualizacji;
instrukcje i karty charakterystyki powinny być dostępne tam, gdzie się pracuje, a nie tylko w biurze;
przy każdej zmianie, na przykład nowej maszynie, nowym środku chemicznym czy nowym stanowisku, sprawdza się, które dokumenty trzeba uzupełnić.

Branże · Przykłady

Przykłady dla typowych branż

Dokument	Restauracja i bar	Salon fryzjerski	Sklep	Biuro	Warsztat samochodowy	Firma sprzątająca
Ocena ryzyka, szkolenia, orzeczenia, wyznaczenia	tak	tak	tak	tak	tak	tak
Spis substancji i karty charakterystyki	środki do mycia i dezynfekcji	farby, rozjaśniacze, utleniacze	środki czystości	rzadko	oleje, rozpuszczalniki, lakiery	środki czyszczące i dezynfekujące
Instrukcje obsługi maszyn i urządzeń	krajalnice, zmywarki, piece	suszarki, sterylizatory	wózki paletowe, krajalnice	niszczarki	podnośniki, sprężarki	maszyny do mycia podłóg
Pomiary czynników szkodliwych	gdy wskaże je rozpoznanie	gdy wskaże je rozpoznanie	rzadko	rzadko	często (hałas, substancje)	gdy wskaże je rozpoznanie
Ustalenia z innymi firmami	serwis, sprzątanie	rzadko	sprzątanie, dostawy	sprzątanie	serwis urządzeń	praca u klientów

Tabela jest orientacyjna: to, czego potrzeba w konkretnej firmie, wynika z jej oceny ryzyka zawodowego. Do przeglądu dokumentów przed kontrolą służy lista kontrolna dokumentów BHP.

Więcej na ten temat

Warto przeczytać

Zobacz też: Wszystkie poradniki

Pytania i odpowiedzi

Czy dokumentację oceny ryzyka trzeba wysłać do PIP lub sanepidu?

Nie. Dokumentację przechowuje się w firmie, aktualizuje i udostępnia pracownikom w części dotyczącej ich stanowisk. Inspektor pracy może zażądać jej przedstawienia w czasie kontroli.

Czy ocena ryzyka zawodowego musi mieć formę papierową?

Przepisy nie narzucają formy papierowej. Dokumentację można prowadzić elektronicznie, jeśli jest dostępna dla pracowników i można ją pokazać w czasie kontroli. Wielu pracodawców trzyma też wydruk z podpisami osób, które dokonały oceny.

Gdzie przechowuje się orzeczenia lekarskie pracowników?

Orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy trafia do akt osobowych pracownika. Dokumentację medyczną z wynikami badań przechowuje lekarz medycyny pracy; pracodawca jej nie otrzymuje.

Od czego zacząć porządkowanie dokumentów przed kontrolą?

Najpierw warto sprawdzić dokumentację oceny ryzyka dla wszystkich stanowisk i potwierdzenia zapoznania się z ryzykiem, potem karty szkolenia wstępnego, zaświadczenia o szkoleniach okresowych, aktualność orzeczeń lekarskich oraz wyznaczenia do pierwszej pomocy i ochrony przeciwpożarowej.

Źródła

Przepisy i źródła

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dostęp: 4 listopada 2026)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (dostęp: 4 listopada 2026)

Przy każdym źródle podano datę odczytu. Przepisy się zmieniają: zawsze warto sprawdzić tekst aktualnie obowiązujący.

Ta strona ma charakter informacyjny: nie jest oceną ryzyka przeprowadzoną w konkretnej firmie ani indywidualną poradą specjalisty ds. BHP lub lekarza medycyny pracy.