Ocena ryzyka zawodowego w biurze: dla każdego stanowiska.

Posadzka w strefie wejścia mokra od deszczu i błota pośniegowego, świeżo umyte korytarze, rozlana woda lub kawa w aneksie kuchennym, śliskie płytki w pomieszczeniach sanitarnych

• Organizacyjne Ustalenie z firmą sprzątającą godzin mycia posadzek tak, aby nie przypadały na godziny wejścia i wyjścia pracowników
• Techniczne Wymiana przesuwających się wycieraczek na maty z antypoślizgowym spodem

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp

Przykłady zdarzeń: Pracownica wracająca z aneksu kuchennego z kubkiem herbaty poślizgnęła się na rozlanej wodzie i złamała nadgarstek. · Recepcjonistka upadła na mokrych płytkach przy drzwiach wejściowych w deszczowy dzień.

Przewody zasilające, sieciowe i ładowarek oraz przedłużacze rozciągnięte w przejściach między biurkami, pod biurkiem i na stanowisku pracy zdalnej, doprowadzone do gniazd oddalonych od stanowiska

• Techniczne Przegląd stanowisk i uporządkowanie przewodów leżących w przejściach
• Techniczne Doprowadzenie dodatkowych gniazd do stanowisk oddalonych od ścian, np. w puszkach podłogowych lub w kolumnach zasilających

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 67³¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik, wstając od biurka, zaczepił stopą o przewód ładowarki laptopa i upadł na kolano. · Pracownica pracująca zdalnie potknęła się w przedpokoju o przedłużacz poprowadzony z innego pokoju do jej biurka.

Torby, plecaki, kosze na śmieci oraz kartony z papierem i dokumentami pozostawione w przejściach, wysunięte szuflady kontenerów i otwarte drzwiczki szaf w ciasno urządzonym biurze

• Organizacyjne Przestawienie mebli tak, aby wysunięte szuflady i otwarte drzwiczki nie zawężały głównych przejść
• Szkoleniowe Przypomnienie zasad utrzymania porządku na stanowiskach w czasie instruktażu stanowiskowego

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik zahaczył nogą o wysuniętą dolną szufladę kontenera kolegi i stłukł goleń. · Sekretarka potknęła się o karton z papierem postawiony w przejściu obok kserokopiarki.

Schody wewnętrzne i klatki schodowe pokonywane w pośpiechu, z dokumentami lub kubkiem w rękach, z telefonem przy uchu, przy uszkodzonych krawędziach stopni lub słabym oświetleniu

• Organizacyjne Zgłoszenie zarządcy budynku uszkodzonych stopni, poręczy lub oświetlenia i sprawdzenie, czy usterki usunięto
• Organizacyjne Przewożenie większej liczby segregatorów windą lub na wózku zamiast noszenia ich po schodach

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik schodzący do archiwum z naręczem segregatorów nie widział stopni i spadł z kilku ostatnich. · Pracownica zbiegała po schodach, rozmawiając przez telefon, i skręciła staw skokowy.

Szklane drzwi, ścianki działowe i przeszklone ściany sal konferencyjnych bez wyraźnego oznakowania na wysokości wzroku

• Techniczne Oklejenie nieoznakowanych przeszkleń kontrastowymi pasami lub naklejkami na wysokości wzroku
• Organizacyjne Sprawdzenie u zarządcy budynku, czy przeszklenia w przejściach wykonano ze szkła bezpiecznego

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Nowy pracownik wszedł w zamknięte szklane drzwi sali konferencyjnej i rozciął sobie łuk brwiowy. · Pracownica idąca z kubkiem kawy nie zauważyła zamkniętych szklanych drzwi i uderzyła w nie twarzą.

Stawanie na krześle obrotowym, biurku lub kartonie przy sięganiu po segregatory z górnych półek szaf i regałów albo przy wieszaniu tablic i dekoracji, z braku drabinki lub stopni

• Techniczne Zakup stabilnych stopni z poręczą do archiwum i pomieszczeń z wysokimi szafami
• Organizacyjne Przeniesienie rzadko używanych dokumentów na górne półki, a często używanych na środkowe
• Szkoleniowe Omówienie zakazu stawania na krzesłach w czasie instruktażu stanowiskowego

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica stanęła na krześle obrotowym, żeby zdjąć segregator z szafy; krzesło odjechało i upadła na plecy. · Pracownik wszedł na biurko, aby powiesić tablicę, stracił równowagę i spadł.

Szczelina wlotowa niszczarki z obracającymi się nożami tnącymi, przepychanie zaciętego papieru palcami, praca z rozpuszczonymi długimi włosami, luźnym szalem lub krawatem

• Techniczne Zastąpienie starej niszczarki urządzeniem z czujnikiem zatrzymującym noże po zbliżeniu dłoni do szczeliny
• Szkoleniowe Instruktaż obsługi niszczarki, w tym zakaz przepychania papieru palcami i pracy z luźnymi elementami odzieży

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bhp w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica przepychała palcem zaciętą kartkę i dotknęła noży tnących niszczarki. · Niszczarka wciągnęła krawat pochylonego nad nią pracownika, zanim ten zdążył ją wyłączyć.

Regały przesuwne poruszane korbą lub napędem elektrycznym, zsuwane przez drugą osobę, gdy w alejce stoi pracownik; przytrzaśnięcie dłoni między przesuwanymi regałami

• Organizacyjne Wywieszenie przy regałach instrukcji bezpiecznego korzystania, w tym zasady blokowania alejki
• Techniczne Sprawdzenie działania blokad i hamulców regałów, a w razie ich braku doposażenie regałów

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bhp w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik przesunął regał, nie zauważywszy koleżanki szukającej dokumentów w alejce, i przygniótł jej ramię. · Pracownica przytrzasnęła sobie palce między regałami, przesuwając je za krawędź półki zamiast za korbę.

Ostrze gilotyny dźwigniowej lub trymera do papieru, przytrzymywanie stosu kartek dłonią blisko linii cięcia, gilotyna pozostawiona z podniesionym nożem

• Techniczne Wymiana gilotyny bez osłony noża na trymer z osłoniętym ostrzem
• Szkoleniowe Instruktaż cięcia papieru z zachowaniem bezpiecznej odległości dłoni od linii cięcia

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bhp w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica przytrzymywała ręką stos kartek przy linii cięcia gilotyny i rozcięła palec. · Pracownik sięgnął po kartkę pod podniesionym nożem gilotyny w chwili, gdy koleżanka opuszczała dźwignię.

Nożyczki, nożyki z wysuwanym ostrzem do otwierania kopert i kartonów, zszywacze, rozszywacze, zszywki i ostre krawędzie papieru

• Techniczne Zastąpienie nożyków z odsłoniętym ostrzem nożykami bezpiecznymi z samoczynnie chowanym ostrzem
• Szkoleniowe Przypomnienie zasady cięcia w kierunku od siebie przy otwieraniu kartonów

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp

Przykłady zdarzeń: Recepcjonistka otwierała karton z papierem nożykiem prowadzonym w stronę dłoni i rozcięła palec. · Pracownik wbił sobie zszywkę pod paznokieć, rozszywając plik dokumentów palcami.

Uszkodzone przewody zasilające, pęknięte wtyczki i obudowy gniazd, zużyte przedłużacze i listwy zasilające, samodzielne naprawy sprzętu, czajnik lub ekspres z zalanymi elementami elektrycznymi

• Techniczne Przegląd stanu przewodów, wtyczek i listew zasilających na wszystkich stanowiskach oraz wymiana uszkodzonych
• Organizacyjne Ustalenie, komu i w jaki sposób pracownicy zgłaszają uszkodzony sprzęt elektryczny, także przy pracy zdalnej

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 67³¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik dotknął odsłoniętej żyły przewodu lampki biurkowej przetartego przez kółko krzesła. · Pracownicę poraził prąd przy włączaniu ekspresu do kawy, pod którym wcześniej rozlała się woda.

Instalacja elektryczna w mieszkaniu pracownika bez wyłącznika różnicowoprądowego lub bez przewodu ochronnego, stare gniazda bez bolca, przedłużacze i rozgałęźniki łączone szeregowo pod biurkiem

• Organizacyjne Uzupełnienie informacji o pracy zdalnej o listę kontrolną stanu instalacji elektrycznej do samodzielnego sprawdzenia przez pracownika
• Techniczne Wyposażenie pracowników zdalnych w listwy zasilające z wyłącznikiem i zabezpieczeniem przeciążeniowym

Podstawy prawne: art. 67³¹ Kodeksu pracy · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik podłączył laptop, monitor i grzejnik do jednej listwy w starym gnieździe bez bolca; listwa się nadtopiła. · Pracownicę poraził prąd z uszkodzonego gniazda przy biurku w wynajmowanym mieszkaniu.

Czajnik elektryczny, ekspres do kawy i kuchenka mikrofalowa w aneksie kuchennym, przenoszenie gorących napojów przez biuro, otwieranie pojemników podgrzanych w kuchence mikrofalowej

• Organizacyjne Umieszczenie przy kuchence mikrofalowej informacji o ostrożnym otwieraniu podgrzanych pojemników
• Szkoleniowe Przypomnienie zasad udzielania pierwszej pomocy przy oparzeniach termicznych

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica zdjęła folię z pojemnika podgrzanego w kuchence mikrofalowej i poparzyła sobie twarz parą. · Pracownik niósł dwa kubki z wrzątkiem, zderzył się z kolegą w drzwiach i oblał sobie dłoń.

Nagrzany zespół utrwalający drukarki laserowej i kserokopiarki, dostępny przy usuwaniu zaciętego papieru, gorące wałki laminatora i elementy grzejne bindownicy termicznej

• Szkoleniowe Krótki instruktaż usuwania zacięć papieru i obsługi laminatora dla nowych pracowników
• Organizacyjne Wyznaczenie osoby, która przy powtarzających się zacięciach wzywa serwis

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bhp w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik wyjmował zmięte kartki z wnętrza kserokopiarki i dotknął gorącego zespołu utrwalającego. · Sekretarka poprawiała krzywo wchodzącą folię w laminatorze i oparzyła sobie palce.

Prowadzenie samochodu służbowego lub prywatnego w podróży służbowej i przy wyjazdach do klientów, zmęczenie po dniu pracy, presja czasu, rozmowy telefoniczne w czasie jazdy, trudne warunki drogowe zimą

• Organizacyjne Wprowadzenie zasad wyjazdów służbowych: przerwy w czasie długiej jazdy, nocleg zamiast powrotu późną nocą, rozmowy wyłącznie przez zestaw głośnomówiący
• Szkoleniowe Szkolenie z bezpiecznej jazdy dla osób często podróżujących samochodem
• Medyczne Uwzględnienie prowadzenia samochodu w skierowaniu na badania lekarskie

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · art. 229 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Kierownik wracający wieczorem z podróży służbowej zasnął za kierownicą i zjechał do rowu. · Pracownik, odbierając w czasie jazdy telefon od klienta, najechał na tył samochodu stojącego na światłach.

Segregatory, kartony z dokumentami, ryzy papieru i sprzęt ułożone na szafach i na górnych półkach, przeładowane półki wiszące nad biurkami

• Organizacyjne Uporządkowanie szaf i półek: zdjęcie przedmiotów z szaf i przeniesienie ciężkich rzeczy niżej
• Techniczne Sprawdzenie mocowania półek wiszących nad stanowiskami pracy

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Przy wyciąganiu segregatora z ciasno zapełnionej półki zsunął się sąsiedni i uderzył pracownicę w głowę. · Karton z dokumentami postawiony na szafie spadł na pracownika, gdy ten zamykał jej drzwiczki.

Wysokie szafy i regały niezamocowane do ściany, szafy kartotekowe z kilkoma jednocześnie wysuniętymi ciężkimi szufladami, przeładowane górne półki

• Techniczne Przegląd stateczności szaf i regałów oraz zamocowanie do ściany tych, które mogą się przewrócić
• Szkoleniowe Przypomnienie zasady wysuwania tylko jednej szuflady naraz

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica wysunęła naraz dwie górne szuflady pełnej szafy kartotekowej i szafa przechyliła się na nią. · Regał z segregatorami, niezamocowany do ściany, przewrócił się, gdy pracownik oparł się o górną półkę.

Ręczne przenoszenie kartonów z ryzami papieru, pudeł z dokumentami archiwalnymi, segregatorów i sprzętu komputerowego, często po schodach lub z najniższych półek

• Techniczne Zakup lekkiego wózka platformowego lub składanego do przewożenia kartonów i pudeł
• Medyczne Uwzględnienie ręcznego przenoszenia ciężarów w skierowaniu na badania lekarskie pracowników, którzy regularnie je wykonują

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp przy ręcznych pracach transportowych · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik podniósł z podłogi karton z pięcioma ryzami papieru bez ugięcia kolan i poczuł ostry ból w krzyżu. · Pracownica nosiła po schodach pudła z dokumentami do archiwum w piwnicy i upuściła jedno na stopę.

Podnoszenie pełnej butli z wodą na wysokość dystrybutora i jej odwracanie, przenoszenie butli z miejsca składowania

• Techniczne Zastąpienie dystrybutora na butle urządzeniem podłączonym do instalacji wodociągowej lub dystrybutorem z dolnym załadunkiem
• Organizacyjne Wyznaczenie osób, które wymieniają butle, z wyłączeniem kobiet w ciąży

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp przy ręcznych pracach transportowych · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Recepcjonistka podnosiła pełną butlę na dystrybutor ze skrętem tułowia i doznała urazu kręgosłupa. · Przy odwracaniu butli woda chlusnęła na podłogę i pracownik się poślizgnął.

Wielogodzinna praca przy biurku bez zmiany pozycji, krzesło niedopasowane do pracownika, mało ruchu w ciągu dnia pracy, także w czasie wideokonferencji następujących jedna po drugiej

• Techniczne Wyposażenie wybranych stanowisk w biurka z regulacją wysokości umożliwiające pracę na stojąco
• Organizacyjne Planowanie krótkich przerw w ciągu dnia i unikanie wideokonferencji wyznaczanych jedna po drugiej
• Szkoleniowe Instruktaż regulacji krzesła i biurka dla wszystkich pracowników

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe · art. 207 Kodeksu pracy · art. 67³¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Księgowa w okresie zamknięcia roku przez kilka tygodni pracowała po dziesięć godzin dziennie przy biurku i zgłosiła się do lekarza z bólem krzyża. · Programista pracujący zdalnie wstawał od komputera tylko na posiłki i po kilku miesiącach odczuwał stały ból karku.

Wielogodzinne pisanie na klawiaturze i obsługa myszy, nadgarstki zgięte lub oparte o ostrą krawędź blatu, klawiatura laptopa bez miejsca na oparcie przedramion

• Techniczne Zapewnienie myszy pionowych lub podkładek pod nadgarstek pracownikom zgłaszającym dolegliwości
• Medyczne Kierowanie pracowników z dolegliwościami nadgarstków na konsultację do lekarza medycyny pracy

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica działu kadr, wprowadzająca dane do systemu przez cały dzień, zaczęła budzić się w nocy ze zdrętwiałymi palcami. · Pracownik obsługujący mysz z ręką wyciągniętą daleko od tułowia skarżył się na ból łokcia.

Laptop używany bez podstawki lub zewnętrznego monitora, bez oddzielnej klawiatury i myszy, z ekranem wyraźnie poniżej wysokości oczu: przy pracy hybrydowej, przy biurkach współdzielonych, w podróży i w sali konferencyjnej

• Techniczne Uzupełnienie wyposażenia pracowników hybrydowych i zdalnych o podstawkę pod laptop, klawiaturę i mysz
• Techniczne Dostosowanie stacji dokujących przy biurkach współdzielonych do używanego sprzętu

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe · art. 67³¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Kierownik przez cały dzień spotkań pracował na laptopie postawionym płasko na stole w sali konferencyjnej i wieczorem miał silny ból karku. · Pracownik pracujący hybrydowo, siedząc przy biurku współdzielonym, nie podłączał laptopa do monitora, bo stacja dokująca nie pasowała do jego sprzętu.

Przytrzymywanie słuchawki telefonu między uchem a barkiem przy jednoczesnym pisaniu, wiele rozmów w ciągu dnia w recepcji i w sekretariacie

• Techniczne Wyposażenie recepcji i sekretariatu w bezprzewodowe zestawy słuchawkowe
• Szkoleniowe Wyjaśnienie pracownikom w czasie instruktażu, dlaczego nie należy przytrzymywać słuchawki barkiem

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp

Przykłady zdarzeń: Recepcjonistka przez cały dzień przytrzymywała słuchawkę barkiem, wpisując dane gości, i zaczęła odczuwać stały ból szyi. · Sekretarka po kilku tygodniach intensywnej pracy przy telefonie zgłosiła drętwienie ramienia.

Wielogodzinna praca z monitorem ekranowym, drobny tekst, niewłaściwa odległość od ekranu, migotanie lub mała ostrość obrazu, rzadkie mruganie przy skupieniu na ekranie

• Techniczne Wymiana małych lub zużytych monitorów na monitory o większej przekątnej i lepszej jakości obrazu
• Szkoleniowe Przekazanie pracownikom wskazówek o częstym odrywaniu wzroku od ekranu i patrzeniu w dal
• Medyczne Uwzględnienie pracy przy monitorze ekranowym w skierowaniu na badania lekarskie

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe · art. 229 Kodeksu pracy · art. 67³¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Analityk po całym dniu pracy z arkuszami kalkulacyjnymi skarżył się na pieczenie oczu i ból głowy. · Pracownica pracująca zdalnie na małym ekranie laptopa stale przybliżała twarz do ekranu, żeby odczytać tekst.

Monitor ustawiony za wysoko, za nisko lub z boku, krzesło bez regulacji, zbyt wysoki blat, brak miejsca na nogi pod biurkiem, brak podnóżka dla osób niższego wzrostu

• Organizacyjne Przegląd ergonomii stanowisk komputerowych z udziałem pracowników i usunięcie stwierdzonych braków
• Szkoleniowe Instruktaż samodzielnego dopasowania krzesła, biurka i monitora, zwłaszcza przy biurkach współdzielonych

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Monitor stał w rogu biurka i pracownik przez cały dzień pracował z głową skręconą w bok. · Niska pracownica siedziała na krześle podniesionym do wysokiego blatu, bez podnóżka, nie sięgając stopami podłogi.

Praca przy stole kuchennym, na kanapie lub w łóżku, na krześle bez regulacji, z laptopem bez akcesoriów, przy słabym oświetleniu lub naprzeciw okna, w miejscu dzielonym z domownikami

• Organizacyjne Przygotowanie dla pracowników zdalnych listy kontrolnej do samodzielnej oceny ustawienia stanowiska
• Techniczne Dofinansowanie lub użyczenie krzesła z regulacją pracownikom pracującym zdalnie przez większość tygodnia
• Szkoleniowe Krótkie szkolenie online z ergonomii stanowiska pracy zdalnej

Podstawy prawne: art. 67³¹ Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

Przykłady zdarzeń: Pracownica przez kilka miesięcy pracowała przy stole w kuchni na zwykłym krześle i zaczęła odczuwać stały ból pleców. · Pracownik prowadził wideokonferencje z laptopem na kolanach, siedząc na kanapie.

Rozmowy współpracowników, dzwonki telefonów, wideokonferencje prowadzone przy biurku, praca drukarek, kserokopiarek i klimatyzacji w jednym pomieszczeniu

• Techniczne Wyposażenie biura w panele dźwiękochłonne lub ścianki akustyczne między grupami biurek
• Organizacyjne Wydzielenie strefy cichej pracy i pomieszczenia do rozmów telefonicznych

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Księgowa przygotowująca sprawozdanie nie mogła się skupić, bo przy sąsiednim biurku trwała głośna wideokonferencja. · Urządzenie wielofunkcyjne ustawione w pokoju kilkuosobowym pracowało niemal bez przerwy.

Monitor ustawiony przodem lub tyłem do okna, słońce padające na ekran lub w oczy pracownika, odbicia opraw oświetleniowych na błyszczącym ekranie

• Organizacyjne Przestawienie stanowisk, przy których monitor stoi przodem lub tyłem do okna
• Techniczne Montaż żaluzji lub rolet w oknach, w których ich brakuje

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp

Przykłady zdarzeń: Pracownik siedzący tyłem do okna widział na ekranie odbicie nieba i pochylał się, żeby odczytać tekst. · Recepcjonistka popołudniami pracowała z niskim słońcem świecącym prosto w oczy przez przeszklone drzwi wejściowe.

Zbyt słabe oświetlenie ogólne lub miejscowe na biurkach, przepalone lub migoczące źródła światła, ciemne korytarze, archiwum i pomieszczenia bez okien

• Techniczne Pomiar natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy i uzupełnienie oświetlenia tam, gdzie jest niewystarczające
• Organizacyjne Wyznaczenie osoby zgłaszającej zarządcy budynku awarie oświetlenia

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica sprawdzająca papierowe faktury przy biurku w głębi pokoju doświetlała je latarką w telefonie. · W archiwum bez okien działała jedna świetlówka i pracownik szukał dokumentów w półmroku.

Wysoka temperatura w pokojach biurowych latem: duże przeszklenia od południa lub zachodu, poddasze, brak klimatyzacji lub jej awaria, ciepło oddawane przez komputery i urządzenia biurowe

• Organizacyjne Ustalenie, kto sprawdza temperaturę w pomieszczeniach w czasie upałów i jakie działania się wtedy podejmuje
• Techniczne Montaż osłon przeciwsłonecznych lub klimatyzacji w pomieszczeniach, które najbardziej się nagrzewają
• Szkoleniowe Przekazanie pracownikom informacji o objawach przegrzania i o pierwszej pomocy w takiej sytuacji

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: W lipcu w pokoju na poddaszu bez klimatyzacji pracownica zasłabła przy biurku. · Po awarii klimatyzacji w przeszklonym biurze pracownicy przez kilka dni pracowali w upale bez wentylatorów i bez wody.

Nawiew klimatyzacji skierowany wprost na stanowisko, chłód przy często otwieranych drzwiach wejściowych w recepcji zimą, przesuszone powietrze w sezonie grzewczym, zaniedbane filtry klimatyzacji

• Techniczne Przestawienie stanowisk lub zmiana kierunku nawiewu tam, gdzie pracownicy zgłaszają przeciągi
• Organizacyjne Ustalenie z zarządcą budynku terminów czyszczenia filtrów i przeglądów klimatyzacji

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik siedzący pod nawiewem klimatyzacji przez całe lato miał nawracające bóle karku. · Recepcjonistka zimą pracowała przy drzwiach wejściowych, które otwierały się kilkadziesiąt razy na godzinę.

Płyny do dezynfekcji rąk i powierzchni, środki do czyszczenia ekranów i biurek, preparaty w aerozolu używane przez pracowników w biurze i w aneksie kuchennym

• Techniczne Zastąpienie preparatów w aerozolu preparatami w płynie lub w gotowych nasączonych ściereczkach
• Organizacyjne Sporządzenie spisu preparatów chemicznych używanych w biurze wraz z kartami charakterystyki

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp

Przykłady zdarzeń: Pracownica rozpylała preparat do dezynfekcji nad klawiaturą i część aerozolu dostała się jej do oczu. · Recepcjonistka kilkanaście razy dziennie dezynfekowała ręce i blat, a po kilku tygodniach skóra dłoni zaczęła pękać.

Wymiana kaset z tonerem, usuwanie rozsypanego tonera, intensywna praca drukarek laserowych i kserokopiarek w małym, słabo wietrzonym pomieszczeniu

• Organizacyjne Przeniesienie dużych urządzeń drukujących z pokojów biurowych do wentylowanego pomieszczenia lub wnęki
• Szkoleniowe Instruktaż wymiany tonera i postępowania z rozsypanym tonerem

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp · art. 227 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Przy wyjmowaniu pękniętej kasety toner rozsypał się na podłogę, a pracownica zamiotła go na sucho. · Duże urządzenie wielofunkcyjne stało w kilkuosobowym pokoju bez możliwości otwarcia okna.

Bliski kontakt z interesantami, gośćmi i współpracownikami w sezonie infekcyjnym, wspólnie używane powierzchnie i urządzenia (klamki, klawiatury przy biurkach współdzielonych, telefony, ekspres do kawy), słabo wietrzone pomieszczenia

• Organizacyjne Ustalenie zasad czyszczenia klawiatur, myszy i telefonów przy biurkach współdzielonych
• Medyczne Rozważenie, po konsultacji z lekarzem medycyny pracy, sfinansowania szczepień przeciw grypie dla chętnych pracowników

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: W sezonie grypowym kilka osób z jednego pokoju zachorowało w ciągu tygodnia po tym, jak przeziębiony kolega przyszedł do pracy. · Recepcjonistka przez cały dzień przyjmowała dokumenty i podawała długopis kaszlącym interesantom.

Przeciążone listwy zasilające i przedłużacze łączone szeregowo, grzejniki elektryczne ustawione przy papierach, urządzenia pozostawione włączone po pracy, duże ilości papieru i dokumentów w pomieszczeniach

• Techniczne Przegląd podłączenia urządzeń w aneksie kuchennym i rozdzielenie ich na osobne gniazda
• Organizacyjne Wyznaczenie pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji oraz ich przeszkolenie

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów · art. 209¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Grzejnik elektryczny ustawiony pod biurkiem przy koszu na papiery zapalił jego zawartość po wyjściu pracowników. · Listwa zasilająca, do której podłączono czajnik, ekspres i kuchenkę mikrofalową, nadtopiła się i zaczęła dymić.

Ładowanie laptopów, telefonów, powerbanków i hulajnóg elektrycznych, uszkodzone lub nieoryginalne ładowarki, urządzenia ładowane na miękkich powierzchniach lub pozostawione na noc

• Organizacyjne Wyznaczenie miejsca do ładowania hulajnóg i rowerów elektrycznych poza pomieszczeniami biurowymi i drogami ewakuacyjnymi
• Szkoleniowe Przekazanie pracownikom, także zdalnym, informacji o objawach uszkodzenia akumulatora i o postępowaniu w takiej sytuacji

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów · art. 209¹ Kodeksu pracy · art. 67³¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Spuchnięty akumulator laptopa pozostawionego na ładowaniu w szufladzie zaczął dymić. · Pracownik ładował hulajnogę elektryczną pod biurkiem, a akumulator zapalił się w czasie jego nieobecności.

Drogi ewakuacyjne i wyjścia zastawione kartonami, meblami lub sprzętem, zamknięte na klucz drzwi ewakuacyjne, nieznajomość dróg ewakuacyjnych w budynku wielokondygnacyjnym, nieobecność pracowników na ćwiczeniach ewakuacyjnych

• Organizacyjne Sprawdzenie drożności dróg ewakuacyjnych i usunięcie przedmiotów, które je zawężają
• Organizacyjne Ustalenie zadań recepcji przy ewakuacji gości i przy liczeniu osób na miejscu zbiórki
• Szkoleniowe Udział wszystkich pracowników w najbliższych ćwiczeniach ewakuacyjnych

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów · art. 209¹ Kodeksu pracy · Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp

Przykłady zdarzeń: W czasie alarmu pożarowego pracownicy nie mogli wyjść drzwiami ewakuacyjnymi, bo zastawiono je kartonami z papierem. · Nowa pracownica w czasie alarmu nie wiedziała, którędy wyjść, i skierowała się do windy.

Krótkie terminy, okresy spiętrzenia pracy (np. zamknięcie roku, sprawozdania, wdrożenia), praca w godzinach nadliczbowych, niejasny podział obowiązków, częste przerywanie pracy

• Organizacyjne Ustalenie zasad ograniczania pracy w godzinach nadliczbowych i udzielania czasu wolnego po okresach spiętrzenia pracy
• Szkoleniowe Szkolenie z organizacji pracy własnej i radzenia sobie ze stresem

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · art. 226 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: W okresie rozliczeń rocznych księgowe przez kilka tygodni pracowały do późnego wieczora i w soboty. · Pracownik dostawał zadania jednocześnie od dwóch przełożonych i nie wiedział, które są pilniejsze.

Ciągły napływ wiadomości e-mail i powiadomień z komunikatorów, wideokonferencje planowane jedna po drugiej, odpowiadanie na wiadomości służbowe wieczorami i w dni wolne

• Organizacyjne Wprowadzenie zasady niewysyłania wiadomości służbowych poza godzinami pracy, z wyjątkiem spraw pilnych
• Organizacyjne Planowanie przerw między wideokonferencjami oraz godzin bez spotkań

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · art. 67³¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Kierownik wysyłał zespołowi polecenia na komunikatorze po dwudziestej drugiej, a pracownicy odpisywali jeszcze w nocy. · Pracownica pracująca zdalnie miała w kalendarzu siedem wideokonferencji z rzędu, bez przerwy na posiłek.

Długotrwała praca w domu bez bezpośredniego kontaktu z zespołem, utrudniony dostęp do przełożonego i do pomocy, praca w przestrzeni dzielonej z domownikami, trudność w oddzieleniu czasu pracy od czasu wolnego

• Organizacyjne Organizowanie co pewien czas spotkań całego zespołu w siedzibie pracodawcy
• Organizacyjne Przekazanie pracownikom zdalnym informacji, do kogo mogą się zwrócić o wsparcie w trudnej sytuacji

Podstawy prawne: art. 67³¹ Kodeksu pracy · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik zatrudniony w pełni zdalnie po kilku miesiącach przyznał przełożonemu, że w ciągu dnia prawie z nikim nie rozmawia. · Pracownica pracująca przy stole w salonie odpisywała na wiadomości służbowe do późnego wieczora.

Napięte relacje między współpracownikami lub z przełożonym, niejasne zasady oceny, rywalizacja, uporczywe poniżanie, ośmieszanie lub izolowanie pracownika, także za pośrednictwem komunikatorów

• Organizacyjne Przyjęcie lub aktualizacja procedury przeciwdziałania mobbingowi i zapoznanie z nią wszystkich pracowników
• Szkoleniowe Szkolenie kierowników z rozpoznawania i rozwiązywania konfliktów w zespole

Podstawy prawne: art. 94³ Kodeksu pracy · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownica była regularnie pomijana przy podziale zadań i ośmieszana przy innych na spotkaniach zespołu. · Pracownik pracujący zdalnie dostawał od kolegi obraźliwe wiadomości na czacie zespołu.

Odpowiedzialność za wyniki zespołu i decyzje kadrowe, trudne rozmowy z pracownikami i klientami, kierowanie zespołem rozproszonym między biurem a pracą zdalną, presja ze strony zarządu lub właściciela

• Szkoleniowe Szkolenie z kierowania zespołem, w tym zespołem pracującym zdalnie
• Organizacyjne Ograniczenie liczby osób bezpośrednio podległych albo wyznaczenie zastępcy kierownika

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · art. 212 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Kierownik zespołu przez kwartał łączył własne zadania z zastępstwem za nieobecnego kolegę i rekrutacją nowych osób. · Kierowniczka musiała wręczyć pracownikowi wypowiedzenie i przez kilka dni nie mogła spać.

Jednoczesna obsługa gości przy ladzie i rozmów telefonicznych, niezadowoleni i roszczeniowi interesanci, częste przerywanie pracy, konieczność zachowania uprzejmości w każdej sytuacji

• Techniczne Wprowadzenie automatycznego powitania lub kolejkowania połączeń w godzinach największego ruchu
• Szkoleniowe Szkolenie z obsługi trudnego klienta i radzenia sobie ze stresem

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · art. 226 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Recepcjonistka w poniedziałkowy poranek obsługiwała kolejkę gości, a jednocześnie dzwoniły trzy linie telefoniczne. · Sekretarka wysłuchiwała pretensji klienta, który od kilku dni nie mógł się dodzwonić do księgowej.

Niezadowoleni klienci i interesanci, osoby pod wpływem alkoholu lub środków odurzających wchodzące do biura, swobodny dostęp osób z zewnątrz do pomieszczeń biurowych, rozmowy o zaległych płatnościach i odmowach

• Organizacyjne Opracowanie procedury postępowania wobec agresywnego interesanta, w tym wezwania ochrony lub Policji
• Szkoleniowe Szkolenie pracowników recepcji z łagodzenia konfliktów

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · art. 226 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Klient, któremu odmówiono rozłożenia zaległej płatności na raty, krzyczał na recepcjonistkę i rzucił w nią segregatorem. · Do biura wszedł nietrzeźwy mężczyzna i nie chciał opuścić recepcji.

Praca w biurze w pojedynkę wieczorem i w dni wolne, samodzielne otwieranie i zamykanie biura, praca w archiwum poza zasięgiem innych osób, praca zdalna w mieszkaniu, w którym nikogo poza pracownikiem nie ma

• Organizacyjne Wprowadzenie zasady potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia samodzielnej pracy po godzinach wiadomością do przełożonego
• Organizacyjne Ustalenie, co robi przełożony, gdy nie może skontaktować się z pracownikiem zdalnym w godzinach pracy

Podstawy prawne: art. 207 Kodeksu pracy · art. 209¹ Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik zasłabł w biurze w sobotę i dopiero po kilku godzinach znalazła go ochrona budynku. · Pracownica pracująca zdalnie upadła przy biurku i przez kilka godzin nie mogła dosięgnąć telefonu.

Krzesła obrotowe z uszkodzonym podnośnikiem, pękniętą podstawą lub zablokowanymi kółkami, odchylanie się na oparciu, siadanie na krześle, które odjeżdża po gładkiej podłodze

• Techniczne Przegląd stanu krzeseł obrotowych i wymiana uszkodzonych
• Organizacyjne Wprowadzenie zasady zgłaszania usterek krzeseł, także przez pracowników zdalnych używających krzeseł służbowych

Podstawy prawne: Rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe · art. 207 Kodeksu pracy

Przykłady zdarzeń: Pracownik odchylił się na krześle, oparcie puściło i upadł do tyłu, uderzając głową o szafkę. · Krzesło odjechało, gdy pracownica na nim siadała; upadła na podłogę i złamała nadgarstek.